Scoren met free publicity tijdens beurs, congres en evenement  

Heb jij wel eens een stand of een presentatie op een beurs, congres of ander evenement? Dan ben je daar omdat je er je klanten en relaties kunt ontmoeten. Zijn journalisten dan ook een doelgroep voor jou? Die zijn voor beurzen en evenementen een interessante intermediair om jouw klanten te bereiken! Zij komen graag naar beurzen en evenementen. Journalisten als beursdoelgroep zien kan je veel opleveren. Bijvoorbeeld dat je vaker in de redactionele kolommen staat en gevraagd wordt om ideeën.

Mediaplan maken

Deze blog gaat over hoe je media en journalisten inventariseert, hoe je een mediaplan maakt, dat een beurs of evenement een uitgelezen kans is persoonlijke contacten met journalisten te leggen en hoe je dat dan doet, dat samenwerken met de beursorganisatie een win-win situatie is als je actief bijdraagt aan de content op de beurssite en het eventplatform, en over het durven delen van je mening of visie. En ik geef je een paar praktijkvoorbeelden.

In grote lijnen heb je op drie momenten kansen voor free publicity bij deelname aan een beurs, congres of ander evenement: vooraf, tijdens en achteraf. Niet iedereen realiseert zich dat: zoveel momenten waarvan je gebruik kunt maken! Vooraf kun je bijvoorbeeld een persbericht uitsturen over je deelname en het nieuws dat je hebt of de presentatie die je geeft. Tijdens een beurs kun je journalisten ontvangen op je stand en ze informeren via de persmap in de perskamer. En na een evenement kun je ook nog communiceren over activiteiten die je er hebt georganiseerd.

In essentie kun je eigenlijk alles van wat ik hier met je deel ook toepassen op de organisatie van een congres of een ander soort evenement. Maar het leest onhandig als ik die drie steeds opnieuw noem. Dus we concentreren ons op beursdeelname.

Scoren met free publicity: ook als podcast

Ik maak driewekelijks een podcast aflevering waarin ik praat met experts over impact en ik maak ook solo-afleveringen. Je beluistert SPREX op Spotify en op de podcastkanalen van Apple en Google.
Beluister mijn solo-podcast, kan ook hier:

Hier vind je deze podcast op SPREX

Media perfecte bagagedrager voor nieuws

De media zijn een perfecte bagagedrager om over de nieuwe producten en diensten die je tijdens evenementen presenteert te communiceren. Neem journalisten daarom op in je plan. Zij spelen een cruciale rol als intermediairs om je doelgroepen te bereiken. Beurzen zijn voor hen heel aantrekkelijke momenten om nieuws en content te verzamelen. Logisch want dat zijn letterlijk punten voor contact met de markt, waar de nieuwste ontwikkelingen, innovaties en verhalen binnen een bepaalde sector op klein oppervlak te vinden zijn.

Journalisten waarderen de mogelijkheid om in een korte tijd veel informatie te verzamelen en directe contacten te leggen met bedrijven, organisaties en experts. Het zal je dus niet verrassen dat hun doel om een beurs te bezoeken vergelijkbaar is met die van de gemiddelde beursbezoeker. Ook zij zijn op zoek naar nieuwe, relevante en interessante informatie, die ze vervolgens met hun publiek kunnen delen: hun lezers, hun kijkers, hun luisteraars. Dit maakt beurzen tot ideale locaties om journalisten te ontmoeten en hen te voorzien van waardevolle informatie over je bedrijf of producten.

Praktijkvoorbeeld: uitnodiging voor productlancering

Stel, je lanceert een innovatief product op een technologiebeurs. Door vooraf persberichten te sturen naar technologiejournalisten met een uitnodiging voor een exclusieve productdemonstratie, trek je hun aandacht. Op de beurs zelf organiseer je een interactieve sessie waar journalisten het product kunnen uitproberen en vragen kunnen stellen. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot diverse artikelen en berichten in technologieblogs en -tijdschriften, waarmee je effectief een groter publiek bereikt dan alleen de beursbezoekers.

Mediaplan helpt free publicity over je beurs

Hoe begin je hiermee? Onderzoek welke titels on- en offline en welke journalisten van belang zijn voor je beurs of evenement. Zijn dat de media die je al kent, of zijn er ook andere titels relevant, gezien deze beurs? Zet ze in een lijst, zo mogelijk met namen van journalisten erbij.

Een belangrijk onderdeel van je media-aanpak is uit te zoeken welke media een beursspecial maken. Je kunt vaak al op de beurssite zien welke uitgevers of bladen mediapartner zijn, dus dat kan je vertrekpunt zijn. Aangezien deze uitgaven vaak als een gids voor beursbezoekers dienen, is opname hierin een goede manier om zichtbaarheid en aandacht te verkrijgen bij je klanten en relaties.

Als je al deze media-informatie in kaart hebt leg je vast hoe en wanneer je de media wilt benaderen. Dit houdt in het kiezen van de titels die jouw publiek bereiken, het opstellen van een tijdlijn voor persberichten en ander nieuws, en het plannen van specifieke activiteiten die interessant kunnen zijn voor de pers.

Scoren met free publicity: leg persoonlijk contact met journalisten

Een beurs of evenement is een uitgelezen kans persoonlijke contacten met journalisten te leggen! Ze hebben altijd interesse in zo’n evenement. Waarom? Omdat hun publiek er interesse in heeft! En daarom zij zelf dus ook! Neem daarom van tevoren contact op met een journalist die je graag je beursnieuws wilt laten zien. Denk eerder aan een klantevent waar je ook journalisten voor uitnodigt, dan aan een persontvangst of persconferentie. Zij vinden dat leuker en interessanter en jij loopt minder risico als er maar enkele journalisten gehoor aan geven.

Waarom persoonlijk contact voor free publicity over een beurs het verschil kan maken? Journalisten ontvangen dagelijks tientallen zo niet honderden persberichten. Een persoonlijke benadering kan jouw nieuws onderscheiden van de massa. En juist ten tijde van een beurs of evenement heb je die kans. Bovendien – want zo gaat het in de maatschappij – journalisten zijn mogelijk meer geneigd om aandacht te besteden aan verhalen van mensen die ze kennen en vertrouwen. Door een journalist persoonlijk te ontmoeten, creëer je een connectie die veel verder gaat en veel langer kan duren dan het momentum van een standaard persbericht.

Persoonlijk contact voor, tijdens en na

Voor free publicity over beurs, congres of evenement kun je het zo aanpakken:

1. Voorbereiding: ga vooraf na welke journalisten aanwezig zijn op de beurs en onderzoek hun interesses en eventueel eerdere publicaties als je ze niet kent. Dit helpt je om een relevante en boeiende invalshoek te vinden voor je verhaal.
2. Persoonlijke uitnodiging: stuur een persoonlijke uitnodiging naar de journalisten die je wilt ontmoeten. Bied iets bijzonders aan, zoals een rondleiding achter de schermen, een demonstratie van een nieuw product, of een interview met een sleutelpersoon in je bedrijf.
3. Tijdens de beurs: zorg dat je bereikbaar en beschikbaar bent voor journalisten en zo mogelijk de directeur ook. Een informele benadering kan vaak heel effectief zijn.
4. Na de beurs: stuur een bedankje voor hun tijd en bied aanvullende informatie of materiaal aan dat kan helpen bij het maken van een verhaal. Zo houd je de relatie warm, en werk je aan een lange termijn-relatie.

Help de beursorganisatie (en jezelf natuurlijk ook)

Samenwerken met de beursorganisatie is een win-win situatie. Door actief bij te dragen aan de content op de beurssite en in de perskamer, verhoog je niet alleen je zichtbaarheid, maar ondersteun je ook de organisatie bij het creëren van een dynamische en informatieve omgeving voor alle deelnemers en bezoekers.

En dat begint bij de beurssite actueel te houden en het digitale eventplatform. Daar kun je zelf aan bijdragen door van de mogelijkheid gebruik te maken om er zelf je nieuws en updates te plaatsen. De beursorganisator put er uit voor nieuwsbrieven en bezoekerscampagnes en kan je content altijd goed gebruiken. Dus dan draagt een ander bij aan jouw free publicity over de beurs! Bezoekers die er alvast een kijkje nemen om zich vooraf te oriënteren, kunnen over jouw deelname dan al lezen. Doet een journalist ook!

En vul de perskamer, vaak ligt daar nauwelijks informatie. Zonde want menig journalist start er zijn beursbezoek. Zet tekst en nieuws op een usb-stick en print de tekst. Maak er geen dikke map van, die wordt niet meegenomen. Overigens heeft niet elke beurs een perskamer. In de grotere beurscomplexen is er een vaste perskamer. Of men deelt een ruimte in, soms bij de entree, soms centraal op de beursvloer. En soms is er geen perskamer, noch ruimte voor je persmap.

Mening en visie komen sneller in de media

Professionele journalisten zijn extra alert op mensen en organisaties die een visie of een mening delen. Die iets durven toevoegen, niet bang zijn om zich te uiten, zeker indien zij oprecht begaan zijn en sociaal bewust. Dit kan zowel voor gedrukte media als ook online bijzonder effectief zijn. Dit kan de vorm aannemen van blogs, opinieartikelen of podcasts, waarin je de standpunten en visies van je bedrijf of organisatie uiteenzet. Een dergelijke aanpak is niet alleen een uitstekend middel om je merk te versterken, maar het helpt ook om je autoriteit en expertise binnen je sector te vestigen. Bovendien, aarzel niet om redacties van online platforms en vakbladen direct te benaderen met deze vorm van informatie. Door proactief je mening en visie te delen, creëer je extra mogelijkheden voor zichtbaarheid en (h)erkenning, wat bijdraagt aan de versterking van je merk en reputatie in je vakgebied. Als het hout snijdt wat je brengt bieden de media je graag hun ruimte aan.

Praktijkvoorbeeld: blogs en paneldiscussie op de beurs

Een bedrijf in de energiebranche gebruikte hun deelname aan een energiebeurs als een opstapje om hun visie op duurzaamheid te delen. Ze schreven een reeks blogs over de rol van technologie in de energietransitie en creëerden een paneldiscussie tijdens de beurs met vooraanstaande experts in duurzame energie. Deze content werd niet alleen gebruikt voor hun beurspresentatie, maar ook in hun online communicatie en nieuwsbrieven, wat leidde tot verhoogde media-aandacht en een sterkere positie als leider in duurzame energie.

Benut je kans voor free publicity tijdens beurs, congres en evenement 

Deelname aan een beurs biedt een aantrekkelijke kans om niet alleen je producten en diensten onder de aandacht te brengen, maar ook om een sterkere band op te bouwen met media. Door journalisten als cruciale intermediairs te zien, actief een mediaplan te ontwikkelen, persoonlijke relaties op te bouwen en te versterken en je content strategisch te positioneren, kun je de impact van je beursdeelname aanzienlijk vergroten. Of het nu gaat om het benutten van beursspecials, het actueel houden van de beurssite, of het uitdragen van je visie via online kanalen, elke actie die je neemt om free publicity over je beurs, congres of evenement te stimuleren, draagt bij aan het versterken van je merk en het vergroten van je zichtbaarheid. De praktijkvoorbeelden laten zien dat met een creatieve en proactieve aanpak, beursdeelname kan uitgroeien tot een krachtig middel voor free publicity en merkopbouw. Dus, grijp elke kans aan, denk breed, en gebruik deze media-aanpak als een springplank naar groter succes!

Nog meer lezen over free publicity

• Alles dat je wilt weten over free publicity – uitgebreide wie-wat-waar-waarom-en-hoe pagina!
• Free publicity: waardevol, maar vaak vergeten in marketing
• Wat is free publicity