1.De journalist is je doelgroep
Benoem je je doelgroepen vooraf in het beursplan? Daar horen de media en journalisten ook bij! De media zijn een perfecte bagagedrager om over beursnieuws te communiceren. Neem ze op in je plan.
2. Maak een plan
Benoem welke titels on- en offline en welke journalisten van belang zijn voor je evenement. En breng in kaart of ze beursspecials maken en wanneer die uitkomen. Bepaal welk nieuws je wanneer aan welke media wilt verspreiden en zet dat in een schema of een kalender. Zorg dat je bij ieder bericht of social media post goed en aantrekkelijk beeld hebt.
3. In de beurscatalogus en beursspecials
Veel beurzen hebben mediapartners die een beurscatalogus uitbrengen. Ook specials van hun reguliere titels staan vaak in het teken van de beurs. Dat geeft je als deelnemer dus meer dan eens een bagagedrager voor je berichtgeving, ook online.
Informeer je tijdig over de deadline voor het aanleveren van informatie en zorg dat jouw persbericht op tijd bij de redactie ligt.
4. Houdt de beurssite actueel
Veel beurzen hebben een actuele beurssite waar de informatie op geplaatst wordt die je voor de catalogus aanlevert. Als deze online catalogus de bezoeker matcht met interessante exposanten, dan is het zeer relevant deze informatie zo compleet en actueel mogelijk te houden. De beursorganisator kan er ook uit putten voor zijn eigen bezoekerscampagnes en kan je content dus goed gebruiken.
5. Vul de perskamer
Regelmatig zie ik dat er voor journalisten tijdens grote beurzen nauwelijks informatie in de perskamer ligt. Daarmee laten beursdeelnemers kansen liggen. Dit is de plek waar de journalist zijn bezoek voorbereidt, collega’s ontmoet, alvast een artikel schrijft, zijn jas ophangt en koffie pakt. Zet de tekst van nieuws en afbeeldingen op een cd of usb-stick zodat zij direct met je informatie aan de slag kunnen. Overtypen doet niemand meer.
Er is geen eenduidig antwoord te geven op de vraag hoeveel persmappen je mee moet nemen naar de beurs. Mijn advies: relateer het aantal aan de hoeveelheid vakbladen of media dat over de beurs schrijft.
6. Persoonlijk uitnodigen
Alleen echt groot nieuws rechtvaardigt de organisatie van een persontvangst of persconferentie tijdens de beurs. Journalisten ontvangen liever een uitgebreid persbericht dan dat zij een uur de tijd nemen voor een presentatie. Een journalist persoonlijk benaderen bij je op de stand langs te komen, kan echter prima werken. Neem contact met hem of haar op vóór de beurs en probeer een afspraak te maken. Moet je wel nieuws hebben natuurlijk…
