Checklist voor wie een event moet annuleren of uitstellen

Heb je een congres, cursus of event op de agenda dat je moet verzetten, of zelfs annuleren? Mij overkwam het! Tijdens ons proces ontstond een checklist met 14 punten die je niet mag vergeten als jij je event moet annuleren of uitstellen. Hier vind je ze toegelicht, inclusief een factsheet met de tips in een notendop.

Lees dit artikel over de checklist om je event te annuleren of uit te stellen eerst diagonaal door, dan kun je snel bepalen waarmee je het eerst moet beginnen. Dit hangt uiteraard af van het moment waarop je de eerste twijfels en zorgen krijgt én de ernst van de aanleiding. De lijst is ongeveer chronologisch samengesteld, maar stappen lopen gelijktijdig en door elkaar heen. Dus pas je werkvolgorde aan, als je dit logischer vindt.

De tips in deze checklist om je event te annuleren of uit te stellen zijn in een uitgebreider artikel op de Nederlandse marketingwebsite Frankwatching gepubliceerd, gelardeerd met persoonlijke ervaringen en overwegingen voor mijn project. Een verkorte Engelstalige versie die ik maakte staat op het Amerikaanse MarketingProfs. Onderaan dit artikel vind je de links.

1. Volg het nieuws

Als actualiteiten snel wijzigen zijn timing en bovenop het nieuws zitten cruciaal. Op het moment van schrijven vond over exact 14 dagen het congres plaats dat ik organiseer. Dat was in 2020, tijdens de start van de coronacrisis. Houd het nieuws goed bij zodat je straks de beste beslissing kunnen nemen als dat noodzakelijk is.

2. Raadpleeg bronnen en protocollen

Raadpleeg naast de krant nog meer betrouwbare bronnen om de ontwikkelingen goed te volgen. Zoals bijvoorbeeld de sites van brancheverenigingen, zorginstanties of overheidssites. Heb je een protocol voor crisiscommunicatie, dan is dat waarschijnlijk deels bruikbaar, sla het er op na. Werk je in een team, verdeel dan de taken en stem dagelijks met elkaar af.

Heb je interne redenen om je event te cancelen of uitstellen, dan kun je deze eerste twee stappen overslaan.

3. Consulteer partners 

Er komt wat beweging richting onze beslissing doordat de vertegenwoordiger van de Europese Commissie ons laat weten dat zij niet mag reizen. Ze stelt voor haar presentatie online te doen. Ik bel met de beursorganisator die ons congres host: hoe loopt het bij hen? Zij geven aan nog niet aan cancelen of verzetten te denken, maar het stelt mij niet 100% gerust.

Werk je in een team bespreek dan nu hoe men er in staat. Zien zij het zelf zitten om te reizen en zich onder de mensen te begeven? Heb je andere redenen om het doorgaan van je event te heroverwegen, wat zijn de gevoelens en de redenen dan? Dit geldt natuurlijk ook voor sprekers, partners en sponsors waarmee je samenwerkt of leveranciers die je al voor je bezig zijn.

Online vergaderen was in 2020 nieuw voor velen, het was wennen om vanuit huis te vergaderen: veel afleiding, drukte en een slechte verbinding. Gelukkig hebben we er inmiddels al veel ervaring mee kunnen opdoen.

4. Check financiën en verzekeringen

Check contracten en afspraken. Is je event verzekerd, sla de polis er op na. En mogelijk kun je nog makkelijk – zonder veel kosten – de reservering afzeggen. Met een epidemie als Corona had niemand ervaring, de verzekering ook niet. Houd er rekening mee dat er door de verzekering niets vergoed wordt. Wat betekent dit voor je eigen organisatie en voor de eventuele samenwerkingen die je hebt?

Zelf besluiten tot annulering of uitstel is proactief en geeft veel voordelen. Zoals tijdwinst, rust in je team én in jouw hoofd.

Zijn bestellingen al geleverd, vraag dan of ze kunnen worden teruggestuurd. Misschien is het niet nodig en zijn ze alsnog bruikbaar als je event uitstelt. Kun of wil je niet van afspraken af en zijn betalingen nog niet volledig gedaan? Bekijk dan of je betaaltermijnen kunt verleggen. Als dit niet belangrijk is, stop hierin dan geen tijd.

5. Loop locatie en reserveringen na 

Wil je het event wel door laten gaan maar op een later moment en op dezelfde locatie, ga dan zo snel mogelijk na welke data alle belanghebbenden én jezelf het beste uitkomen. Bij voorkeur communiceer je immers direct met je besluit tot uitstel óók de nieuwe datum. Moet je natuurlijk wel eerst weten of de belangrijkste personen voor je event dan ook kunnen.

Kun je niet op dezelfde locatie terecht of wil je dat niet? Dan is het slim om nu om je heen te gaan kijken voor andere locaties. Betekent wel direct nog meer werk!

Maak een overzicht van alle afspraken die je hebt gemaakt: boekingen, bestellingen, reserveringen. Met dit op een rij heb je snel in beeld wat je het eerst moet doen zijn als je cancelt of verzet én wat daarvan de consequenties zijn.

6. Neem de beslissing

Het is niet verkeerd om de beslissing tot afzeggen of uitstel zo laat mogelijk te nemen, en in het geval van Corona, je te verlaten op de updates van het RIVM, de overheid of je eventlocatie. Maar er is veel voor te zeggen om het heft in eigen handen te nemen en tijdig te beslissen. Dit voorkomt ook dat je ineens halsoverkop in de versnelling moet, omdat een ander dat doet. Het toont pro-activiteit en dat komt goed over. Bovendien geeft het rust in je team en in je eigen hoofd; je hebt immers werk erbij waar je niet op zat te wachten.

Zet alles op een rij wat je hiervoor al hebt onderzocht en bespreek het thuis. Dat deed ik ook en mijn partner en kinderen zeiden: uitstellen. Komt ook door de snelle veranderingen in berichtgeving en de paniekstemming die rondom het coronavirus ontstond, ik kan niet ontkennen dat dat mij ook heeft beïnvloed. Bovendien, een gratis evenement heeft soms veel no-show! Dat risico wilden wij niet lopen.

Mijn projectleider overval ik er mee, maar ze pakt snel mijn zorgen op. Er volgt enig overleg, met als besluit dat we ons congres verzetten. Reden: de snelle verspreiding van het coronavirus in Nederland, we vinden het te riskant om de beslissing verder uit te stellen.

7. Maak de basistekst

Stel de minimale tekst samen die je voor alle communicatie kunt gebruiken: over de beslissing, de reden(en), de eventuele nieuwe datum en locatie en wat dit betekent voor de deelnemers. Maak een overzicht van de partijen die je gaat informeren en stem de tekst op hun situatie af. Noteer ook via welk kanaal je hen bericht, eventueel met data erbij.

Je bent nu op de helft van de checklist met 14 punten om je event te annuleren of uit te stellen!

8. Stop de registratie

Heb je de registratie nog niet gestopt, doe het dan nu! Verloopt dat via de eigen website, pas de aanmeldpagina aan en haal de link naar het aanmeldformulier weg. Gebruik je hiervoor registratietools dan helpen die je door dat proces heen. De basistekst (punt 7) heb je al opgesteld en die is hiervoor goed bruikbaar.

Verloopt de registratie via een partner informeer hen en lever een tekst aan die zij kunnen plaatsen.

9. Informeer team en personeel

Het informeren van alle betrokkenen maakt een groot deel uit van deze checklist om je event te annuleren of uitstellen. Beleg een korte meeting waarin je iedereen tegelijk kunt informeren, live of online. Informeer hen niet alleen over de beslissing, maar ook over de communicatie en de aanpak voor afzeggen of uitstel. Verdeel nu ook al taken want dat ontlast jou!

10. Informeer sprekers en gasten 

Mogelijk heb je je overwegingen al eerder besproken met sprekers en gasten, het is sowieso netjes én slim ze tijdig op de hoogte te stellen. Neem daarom tijdig contact met ze op en betrek ze ook over uitstel en de nieuwe datum.

11. Informeer partners 

Naar partners toe kan het wat ingewikkelder zijn ze je besluit mee te delen. Dit hangt af van geld en belangen. Hoe groter het (verwachte) verlies, des te zorgvuldiger je dit moet doorlopen. Daarom adviseerde ik je al ruim van te voren je zorgen en twijfels met hen te bespreken zodat ze jou een beeld kunnen geven wat het voor hen betekent. Het kan handig of zelfs noodzakelijk zijn de beslissing voor cancelen of uitstel samen met hen te nemen. Hoe meer betrokkenheid en draagvlak, des te beter.

12. Informeer deelnemers

Naar deelnemers toe moet je zorgvuldig communiceren, of ze nu betaald of gratis hebben aangemeld. Vanuit de basistekst stel je de tekst samen voor de deelnemers. Je bepaalt op welke manier je hen gaat bereiken, per brief, email, nieuwsbrief, telefoontje. Bepaal wat mogelijk en haalbaar is. Geeft dit een boel werk, doe het dan samen met collega’s. Het moet snel, maar ook zorgvuldig.

13. Pas promotie en marketing aan

Zorg dat je zo snel mogelijk overzicht hebt waar betaalde promotie loopt en hoe je dit kunt stopzetten of onderbreken. Je hebt hierover bij punt 4 al nagedacht. Ga je uitstellen, dan hoef je campagnes niet stop te zetten, online en offline. Je moet wel nieuwe content aanleveren. Benut gelijk deze kans je content te verbeteren!

De stappen in de checklist lopen gelijktijdig én door elkaar heen. Pas je werkvolgorde aan als dat logischer is.

Dit overzicht vul je aan met alle andere vormen en kanalen waarop je iets over het congres hebt geschreven en gepromoot. Op je eigen kanalen en sociale media kun je content wijzigen en nieuwe content plaatsen. Denk ook aan kleine dingen als de email-handtekeningen!

Neem in je overzicht data en (gewijzigde) afspraken op, zodat je in een oogopslag kunt zien wat je wanneer moet doen.

14. Wijzig externe content

Heet laatste onderdeel van de checklist event annuleren of uitstellen! Zet de url’s van alle externe content in een overzicht, dat had ik gelukkig al gedaan. Helaas gaan wij verzetten naar een andere locatie, dat geeft een complexiteit in de communicatie. Ik ken alle journalisten die onze content hebben geplaatst dus neem met ieder contact op of gepubliceerde content kan worden aangepast.

Voor ons congres hadden wij met ons team een content’machine’ ontwikkeld. Ik hoop dat ik in de al gepubliceerde content de nieuwe informatie laten opnemen. De content die we in de planning hadden zet ik even on hold, want ik heb nog geen nieuwe datum.

Overigens ontstaan door het verzetten ook weer nieuwe kansen: we zouden een persbericht kunnen uitsturen over het uitstel mét de nieuwe datum en de nieuwe locatie.

Ik hoop dat deze checklist met 14 punten je goed helpt om je event te annuleren of uit te stellen. Veel succes!

Download de Checklist event uitstellen

Nog meer lezen:

Hier lees je het artikel op het marketingplatform Frankwatching, met meer persoonlijke ervaringen

Hier lees je de Engelse versie op het Amerikaanse MarketingProfs. Tip: als je je registreert voor een gratis account kun je alle artikelen op deze website lezen.